Déploiement ou migration d'un système de gestion documentaire GxP (Veeva Vault)

Nous préparons et accompagnons le déploiement ou la migration d'un système de gestion documentaire, cité comme outil du thème Veeva Vault. Le déploiement commence par un cadrage : types de documents, cycles de vie, rôles, signatures électroniques, archivage. Un pilote sur un périmètre limité permet d'ajuster les choix avant l'extension.

Pour une migration, nous définissons avec vos équipes les critères de rapprochement qui montrent que la valeur et la signification des données ne sont pas altérées, comme l'annexe 11 le demande, et nous documentons la reprise. Le dossier alimente votre démarche de validation documentée. La validation, la mise en service et l'approbation de la migration relèvent de votre établissement.

Déroulé de la prestation

1. État des lieux

   Inventaire des données, des interfaces, des utilisateurs et des exigences de sécurité sur le périmètre Veeva Vault.

2. Plan par lots

   Chaque lot a ses critères de recette, sa fenêtre d'intervention et son plan de retour arrière, validés avec la sécurité des systèmes d'information de votre organisation.

3. Préparation et tests

   Reprise des données en environnement de test, paramétrage, contrôle par échantillonnage, selon votre démarche de validation documentée.

4. Bascule

   Mise en service pendant la fenêtre convenue, suivi renforcé, correction des écarts.

5. Stabilisation et passation

   Documentation d'exploitation, formation des administrateurs et des utilisateurs clés, bilan de fin de déploiement.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre donneur d'ordre ou à l'autorité.

• Cadrage du déploiement : types de documents, rôles, cycles de vie, signatures
• Critères de rapprochement des données pour la reprise historique
• Dossier documenté, à intégrer à votre validation du système

Format et charge : forfait, 15 à 40 jours. Idéal pour : responsable gestion documentaire, responsable assurance qualité des systèmes informatisés ou chef de projet chargé de déployer ou de remplacer un système documentaire. Prérequis de votre côté : outil choisi par votre établissement, périmètre pilote, référents métier et informatique désignés et accès aux documents à reprendre.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.