Traçabilité, sérialisation et supply chain pharmaceutique : audit, conseil, formation et assistance technique pour la pharma et la biotech

Cadre réglementaire de la sérialisation et de la traçabilité des lots

Médicaments falsifiés : la directive 2011/62/UE et le règlement délégué 2016/161

La sérialisation découle de la directive 2011/62/UE sur les médicaments falsifiés, qui impose des dispositifs de sécurité sur les boîtes de médicaments, et de son règlement délégué (UE) 2016/161 du 2 octobre 2015, qui en fixe les modalités. D'après la Commission européenne, ce règlement s'applique depuis le 9 février 2019. Les dispositifs sont un identifiant unique, qui permet de vérifier l'authenticité et d'identifier chaque boîte, et un dispositif antieffraction, qui permet de constater que l'emballage a été ouvert.

Le texte du règlement précise la composition de l'identifiant (article 4) : un code produit, un numéro de série d'au plus 20 caractères généré par un algorithme de randomisation, le numéro national de remboursement si l'État membre l'exige, le numéro de lot et la date de péremption. Il est encodé dans un code bidimensionnel de type Data Matrix (article 5), dont la qualité d'impression est évaluée par le fabricant (article 6). Les enregistrements des opérations effectuées sur l'identifiant sont conservés au moins un an après la péremption de la boîte ou cinq ans après sa mise en vente ou en distribution, la durée la plus longue étant retenue (article 15), et la combinaison du code produit et du numéro de série reste unique pendant une durée du même ordre (article 4). Certains produits sont exemptés, notamment des médicaments homéopathiques, des produits radiopharmaceutiques et des gaz à usage médical, selon l'annexe I du règlement : pour chaque présentation, le champ d'application se vérifie dans le texte.

Un système de vérification et des rôles répartis

Les informations sur les dispositifs de sécurité sont conservées dans un système de répertoires établi et géré par une entité à but non lucratif, constituée par les fabricants et les titulaires d'autorisation de mise sur le marché (article 31). Il comprend un routeur central et des répertoires nationaux ou supranationaux (article 32). En Europe, cette architecture est portée par l'organisation EMVO (European Medicines Verification Organisation, organisation européenne de vérification des médicaments), et en France par l'organisation nationale France MVO (Medicines Verification Organisation, organisation de vérification des médicaments), dont la base nationale est reliée au hub européen.

Le règlement répartit les rôles. Le fabricant appose l'identifiant, vérifie la lisibilité et la conformité du code, tient les enregistrements et ne met pas en vente ni en distribution un produit dont l'emballage a été altéré ou dont la vérification laisse craindre une falsification, auquel cas il informe immédiatement les autorités compétentes (article 18). Le titulaire de l'autorisation de mise sur le marché veille à ce que les informations soient transmises au système de répertoires avant la libération pour la vente ou la distribution et tenues à jour (article 33). Les grossistes vérifient l'authenticité de l'identifiant dans certains cas, par exemple pour les produits retournés (article 20). La désactivation d'un identifiant et ses cas de réactivation sont encadrés (articles 12 et 13).

Réclamations, défauts qualité et rappels dans le guide des BPF

La traçabilité du lot sert d'abord à rappeler un produit. Le chapitre 8 du guide des BPF (bonnes pratiques de fabrication) de l'ANSM, « Réclamations, défauts qualité et rappels de médicaments », demande des procédures écrites de rappel, des rappels pouvant être entrepris rapidement et à tout moment (point 8.22), des dossiers de distribution rapidement accessibles aux personnes responsables, avec les coordonnées des grossistes et clients directs, les lots et les quantités livrées (8.23), l'enregistrement du déroulement du rappel jusqu'à sa clôture avec un bilan des quantités distribuées et récupérées (8.29) et une évaluation périodique de l'efficacité du dispositif, en envisageant des exercices de simulation (8.30).

Distribution, chaîne du froid, transport et douane

Les bonnes pratiques de distribution en gros

La distribution en gros des médicaments à usage humain est encadrée par les lignes directrices européennes de 2013 (2013/C 343/01), reprises en France par une décision de l'ANSM (Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé) du 20 février 2014 relative aux bonnes pratiques de distribution en gros. Elles demandent notamment un système qualité fondé sur la gestion des risques, la maîtrise du transport et des conditions de conservation, la qualification des fournisseurs et des clients et le traitement des retours. Pour un exploitant, un dépositaire ou un fabricant qui distribue ses propres produits, ces principes s'ajoutent aux BPF.

La chaîne du froid y trouve son cadre : un produit à conserver entre 2 et 8 degrés ne se pilote pas seulement par des chambres froides qualifiées, mais aussi par des emballages, des enregistreurs de température, des procédures de gestion des écarts et des règles de remise en stock. Les données de température sont des enregistrements de qualité ; leur intégrité compte autant que celle des données de lot.

Transport de marchandises dangereuses et formalités douanières

Certaines expéditions relèvent du transport de marchandises dangereuses, par exemple lorsqu'un colis voyage sous glace carbonique ou qu'un solvant est expédié. En France, l'accord européen ADR (accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par route) est appliqué en complément par l'arrêté du 29 mai 2009 modifié, dit arrêté TMD (transport de marchandises dangereuses). Les formations des conducteurs relèvent d'organismes agréés et le conseiller à la sécurité passe un examen officiel : Optédif ne dispense pas ces formations, et intervient sur l'organisation logistique et la documentation, en audit et en conseil, avec au besoin une sensibilisation générale.

Les échanges avec les pays tiers relèvent du code des douanes de l'Union, règlement (UE) n° 952/2013, applicable dans son ensemble depuis le 1er mai 2016. Un exploitant doit articuler ces formalités avec ses flux de lots : un produit exporté garde un lot, une date de péremption et un dossier de distribution, et son identifiant unique est traité selon les règles du règlement délégué (par exemple, une désactivation pour l'export au titre de l'article 22).

Libération des lots, outils et sous-traitance

La libération des lots relève de la personne qualifiée

La certification d'un lot avant sa mise sur le marché est le rôle de la personne qualifiée de l'établissement pharmaceutique, décrit par l'annexe 16 du guide des BPF, en application depuis le 15 avril 2016. Dans le guide français, ce terme est interchangeable avec ceux de pharmacien responsable, de pharmacien délégué ou de pharmacien adjoint. La responsabilité ultime de la performance, de la sécurité, de la qualité et de l'efficacité d'un médicament incombe au titulaire de l'autorisation de mise sur le marché.

Un outil peut documenter cette décision, jamais la prendre. L'annexe 11, au point 15, précise que, lorsqu'un système informatisé enregistre la certification et la libération des lots, il ne doit permettre qu'aux personnes qualifiées de certifier la libération, avec une signature électronique. Optédif n'exerce aucune fonction de pharmacien responsable ni de personne qualifiée, et ne participe pas à la certification des lots.

Planification, entrepôt, suivi : des outils soumis aux mêmes règles

Les outils de planification de la demande, de gestion d'entrepôt, de suivi des lots et de sérialisation traitent des données qui servent aux décisions de qualité : stocks de produits bloqués, statuts de lot, historique de distribution, numéros de série. Dès qu'un outil sert une activité soumise aux BPF, l'annexe 11 s'applique : validation proportionnée au risque, gestion des accès, piste d'audit, maîtrise des modifications, contrôle des migrations et des interfaces. Les marques citées dans les thèmes du domaine (Kinaxis, SAP) sont des outils du thème : Optédif n'est ni partenaire, ni revendeur, ni intégrateur certifié de ces marques.

La sérialisation ajoute un point de vigilance : les numéros de série, le lot et la péremption doivent être cohérents entre l'atelier, la ligne de conditionnement, l'ERP et le système de vérification. Un lot clôturé dans un système et ouvert dans un autre, un numéro généré deux fois ou une péremption modifiée après impression sont les causes les plus fréquentes d'écarts et de blocages.

Sous-traitants de conditionnement et de distribution

Beaucoup de lots sont conditionnés ou distribués par des tiers. Le chapitre 7 du guide des BPF sur les activités externalisées demande un contrat écrit qui établit les devoirs de chaque partie, et rappelle que le donneur d'ordre est responsable de la maîtrise de ce qu'il externalise, qu'il évalue la légalité, l'aptitude et la compétence du sous-traitant et qu'il conserve ou peut consulter tous les enregistrements, y compris ceux de distribution, nécessaires à l'examen d'une réclamation ou d'une suspicion de falsification (points 7.4, 7.5 et 7.16). Pour la sérialisation, le contrat précise donc qui génère les numéros, qui les transmet au système de vérification et qui conserve les enregistrements.

Un prestataire d'audit, de conseil ou d'assistance qui intervient dans ce schéma est lui-même un tiers : l'exploitant lui donne des accès nominatifs, fixe le périmètre et reste signataire de ses décisions. Nous le rappelons dans chacune de nos missions.

Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas

Ce que nous faisons

Optédif intervient sur la traçabilité, la sérialisation et la supply chain par l'audit, le conseil, la conception, le déploiement, l'assistance technique et la formation. Nous auditons le chemin d'un lot et de ses boîtes, avec un rappel simulé documenté. Nous conseillons sur l'organisation et la stratégie de sérialisation en comparant des scénarios. Nous concevons les flux, les règles de numérotation et les procédures associées. Nous préparons et conduisons le déploiement d'une solution de sérialisation, d'entrepôt ou de suivi de lots par étapes, avec critères de recette écrits et retour arrière. Nos exemples sont construits, avec des données de démonstration synthétiques.

Notre assistance technique est réalisée par des intervenants d'Optédif, sous la responsabilité et l'encadrement d'Optédif, au forfait, avec des livrables définis avec le client. Elle ne consiste pas à mettre du personnel à disposition d'un service de planification ou d'approvisionnement. La formation est l'une de nos prestations, pas la seule.

Ce que nous ne faisons pas

Nous n'exerçons aucune activité soumise à autorisation de l'ANSM (fabrication, importation, distribution, exploitation). Nous ne remplaçons ni le pharmacien responsable, ni la personne qualifiée, ni l'assurance qualité du client, et nous n'engageons ni la conformité aux BPF, ni la libération des lots. Nous ne téléversons aucune donnée dans un système de vérification à la place du titulaire de l'autorisation, nous ne signons ni ne libérons aucun enregistrement, et nous ne délivrons ni certificat, ni attestation de conformité. Aucune prestation, la nôtre comprise, ne peut promettre l'issue d'une inspection ou d'un audit client.

Nous ne dispensons pas les formations réglementées au transport de marchandises dangereuses et nous ne traitons pas l'aval de la dispensation au patient, qui est hors du périmètre de ce site.

Références officielles

Les textes de référence sont accessibles sur le site de la Commission européenne (EudraLex, volume 4) pour les BPF, sur le site de l'Agence européenne des médicaments (EMA), sur celui de l'ANSM pour le guide français et les BPD, et, pour la sérialisation, sur la page de l'Ordre des pharmaciens consacrée à l'entrée en application du 9 février 2019.